Elektronik doküman yönetim sistemi

Abstract

Günümüzde varolan şirketlerin çoğunun yıllık harcamalarının %30 ile %50'si kağıda dayalı günlük geri plan ofis operasyon masrafları için kullanılmaktadır. Yürütülen bu operasyonun en büyük parçasını kağıt üzerinde tutma masrafları ve dokümanların düzenli bir şekilde arşivlenmesi oluşturur. Doküman yönetim sistemlerinin başlıca amacı şirketleri kağıt masrafından kurtarmak, dokümanları elektronik ortamda tutarak bir düzen getirmek ve daha verimli bir şekilde kullanıma açmaktır. Doküman yönetim sistemleri bir çok doküman tipi için kullanılabilir. Ancak başlıca kullanım amacı faks ve tarayıcıdan geçirilmiş imaj dosyalandır. Doküman yönetim sistemleri bununla beraber tüm dokümanlar için bir depo görevi görebilir. PDF dosyalardan DOC word dosyalarına, Excel tipli dokümanlardan PPT uzantılı sunumlara kadar herşeyi içinde belirli bir mantıkla depolayabilir, verimli bir şekilde kullanıma açabilir. Vizyonu genişletecek olursak büyük bir kütüphaneyi PDF dosyalar şeklinde doküman yönetim sisteminde indekslemek mümkündür. Bir başka örnek vermek gerekirse, sistemi kullanan bir kullanıcı kendi görüntüsünü kaydettiği bir MPEG görüntü dosyasını bir başka arkadaşının iş listesine yollayabilir ve arkadaşı da bu MPEG dosyayı açarak izleyebilir. Tabii ki bu dosyanın WAV ses veya herhangi bir tipte dosya olması da mümkündür. Şu kaçınılmaz bir gerçektir ki, çağımız şirketleri bir doküman yönetim sistemine gereksinim duyarlar. Bu tezde tasarlanan sistem bu doküman yönetim sistemlerinden bir tanesidir. XII