İş akış sistemlerinin geliştirilmesi ve fiziksel ortamdaki iş akışlarının elektronik ortama taşınmasına yönelik bir uygulama örneği

Abstract

Rekabetin ön plana çıktığı günümüzde, faaliyet alanı ne olursa olsun, her şirket, değişen müşteri ihtiyaçlarına ve beklentilerine cevap verme gerekliliğinin ve müşteri memnuniyetini sağlamanın önemini kavramıştır. Müşteriye kaliteli ve hızlı hizmet verme gereksinimi, dünyada olduğu gibi Türkiye'deki şirketleri de yeni teknolojileri en etkin biçimde kullanmaya zorlamaktadır. Bu çalışmada, iş akışı sistemlerinin, kurumların operasyonel veya idari süreçlerinin etkin bir şekilde işlemesi için kullanılabilecek önemli bir teknoloji olduğu vurgulanmıştır. İş akışı sistemleri, dokümanlarının belirli kurallara göre, kurum içinde veya kurumlar arasında akmasına olanak vermektedir. İş akış sistemlerinin kurulumu, sadece teknolojik bir adaptasyon değil, aynı zamanda iş süreçlerinin yeniden tasarımı anlamına da geldiğinden, rekabet avantajı sağlamak için iş akış sistemleri çok önemli unsurlardır. Çalışmanın ilk bölümlerinde iş akış sistemleri ve bu sistemlerle ilişkili olan doküman yönetimi sistemleri incelenmiş, ardından bu konuda daha önce yapılmış çalışmalara değinilmiştir. Uygulama olarak, bir bankada iki süreç örnek olarak seçilmiş, bu süreçlerin bir iş akış sistemiyle elektronik ortamda gerçekleştirilmesi sağlanmıştır. Süreçlerin baştan sona otomatize edilebilmesi için, iş akış sistemi farklı sistemlerle entegre edilmiştir. Kurulan sistem, düzenli ve standart iş süreçlerinin sağlanması, işlem ve onay sürelerinin azalması, süreçlerin daha az hata ile gerçekleşmesi, güvenliğin artması, süreçlerin izlenebilmesi, kırtasiye ve kurye giderlerinin azalması gibi avantajlar sağlamıştır.