İşletme kaynakları planlamasında üretim planlama, kontrol ve uygulaması

Abstract

Günümüzde işletmeler mevcut kıt kaynaklan altoda maliyetleri düşürmek, teslim sürelerini kısaltmak, kalite ve ürün çeşitliliğini arttırmak için daha fazla bilgi ve iletişim gereksinimi, diğer bir değişle "Bütünleşik Bilgi Sistemi" geliştirmek zorunluluğu duymaktadır. Bugünün teknolojileri bilginin, tam, doğru, güvenilir ve zamanlı elde edilmesi fırsatım vermektedir. Bu bilgi sistemini sağlayacak donanım, yazılım seçimi ve seçilen sistemin işletmeye uyarlanması gerekmektedir. Bütün bunların, güçlü rakipler karşısında, yeni teknolojiler desteğinde mümkün olan en kısa sürede yapılması önem kazanmaktadır. Son yıllarda adım çok sık duyduğumuz İşletme Kaynaklan Planlaması ya da popüler adıyla ERP' nin tarihsel gelişimi sürecine baktığımızda 1960'lı yıllar yıllarda malzeme gereksinimini hesaplamak üzere Malzeme Gereksinim Planlaması (MRP) geliştirilmiştir. MRP' nin yam sıra, ana üretim planı ve mevcut kapasiteyi de göz önüne alarak daha gerçekçi malzeme gereksinimi elde edebilmek için kapalı döngü MRP I tekniği geliştirilmiştir. 1980'li yıllarda MRP I' e finans, satınalma ve üretim planlama gibi fonksiyonların eklenmesiyle Üretim Kaynaklan Planlaması (MRP II) tekniği geliştirilmiştir. Bilindiği üzere, teorik olarak geliştirilen bu teknikleri uygulamak için dünyada yüzlerce yazılım üretilmiştir. Bunlar, 1990'lı yıllarda çok konumlu ve çokuluslu şirketlerin bilgi gereksinimini karşılamada yetersiz kalmıştır. İşletmelerin belirli bölümlerinde ve fonksiyonlarında aşılan darboğazlar diğer bölümlere taşınmıştır. Bu nedenle işletmeler, gelişen donanım ve iletişim teknolojilerinin desteği ile, firma genelinde tam entegrasyonu hedef almışlardır. Bu yaklaşım, ERP' nin doğmasına yol açmıştır. ERP' nin kapsamı genişlemiş, üretim fonksiyonu diğer fonksiyonlar ile entegre edilerek şirketin tüm finansal bilgileri, üretim, satınalma, satış, dağıtım, kalite yönetimi, müşteri ve tedarikçi sistemleri de içine almıştır. Bugünün felsefesi, bilgi sistemine bir bütün olarak bakılmasını, ürün tasarım aşamasından yan sanayi ilişkilerine ve ürünün müşteriye teslimatına kadar tüm aşamaların irdelenmesini getirmiştir. Konsolide ve bütünleşik bilginin sağlanmasıyla, kaynakların daha etkin kullanılması gerçeldeştirilmiştir. Böylece, daha az kaynak kullanımı ile daha çok katma değer elde edilebilmiştir. Ancak, bütün ERP yazılım paketlerinin başarılı olacağı söylenemez. Firmaya en uygun ERP paketinin seçimi, firmaya belirli bir metodoloji ile uyarlanması ve uygulanması konularına gereken önem verilmediği zaman başanlı olamayacaktır. Söz edilen teknikler planlama adıyla geçmektedir. Ancak, planlama, yönetim fonksiyonlarından sadece biridir. ERP'nin de sadece planlama tekniği olduğunu çağnştırmaktadır. Uygulamada yaptığı fonksiyonlara bakıldığında, entegre edilen modülleriyle ERP'nin Kurumsal Bilgi Sistemiolarak planlamanın yanı sıra yürütme ve kontrol gibi yönetim fonksiyonlarına da sahip olduğu görülmektedir. İşletmelerin, yoğun rekabet ortamında değişimin sürekliliğini yakalayabilmesi, hedef ve politikalarına yaklaşan çözümleri bulabilmesi için başlangıçta doğru yazılım teknolojilerini seçmesi gerekir. Seçilen ERP yazılımının, işletmenin mevcut insan kaynağı ve bilgi kaynaklan ile uyuşması göz ardı edilmemelidir. ERP seçimi için öncelikle firma ne istediğini bilen bölüm yöneticilerinden oluşan seçim komitesini belirlemeli eğer firma seçim komitesini oluşturamaz ya da yeterli zamanı ayıramaz ise danışman kuruluşlara başvurmalıdır. Firma yapısına ve kültürüne en uygun ERP paketinin seçilmesi mümkün olan en kısa zamanda sağlanmalıdır. Danışman kullanma alışkanlığı olmaması ve ülkemizde danışmanlık endüstrisinin yeteri kadar gelişmemesi önemli eksiklik olarak görülmektedir. Seçim kriterleri aslmda işletmenin gereksinim analizidir. İşletme, bugünkü ve gelecekteki gereksinimleri belirler. Seçim kriterleri doğrudan seçim komitesi tarafından ya da satıcı firmalardan toplanan bilgiler ile belirlenir. Kriterlerin sayısı arttıkça seçim işlemi karmaşıklaşacaktır. Uygulamaya geçmeden önce iş süreçlerinin ve akışlarının etkin modellenmesiyle ERP yazılımlarının başarısı artacaktır. Referans modellerinden hareket ederek işletmenin kendi modelini oluşturması ve buna gereken önemi vermek, başarının ikinci adımıdır. Eskiden sistem analizi olarak adlandırdığımız bu çalışma, bugünkü yazılım teknolojilerinin kapsamındadır. Model kurma çalışmaları ile uygulama arasında entegrasyon sağlanmıştır. Yapılan donanım ve yazılım yatırımlarının maksimum faydaya dönüşmesi için doğru yerden başlamak ve sistemi çok iyi analiz ederek doğru model kurmak, başarılı sonuçlar alınmasını sağlayacaktır. Basanda diğer bir etken ise insan faktörü olup, yönetici ve kullanıcılar için eğitime gereken yatırım yapılmalıdır. Uyarlama çalışmalan, işletmenin tüm birimlerinin katılacağı ve işbirliği içinde çalışacağı bir proje organizasyonunda ele alınmalıdır. Bu proje organizasyonunda satıcı firma ve danışman firma temsilcisi de bulunmalıdır. Bu konuda organizasyonel değişimler kaçınılmazdır. Bu projeyi, sadece bilgi işlem projesi olarak değil, işletme olarak görmek, tüm birimlerle paylaşabilmek ve üst yönetimin sürekli desteğini almak, projenin başansı için önemlidir. Günümüzün yoğun rekabet ortamında, işletmelerin bilgiyi sürekli önünde görmek istemeleri, bilgi teknolojilerinin bu gereksinimi karşılayabilmesi, Endüstriyel Bilgi Sistemleri'nin kullanımını giderek arttıracaktır. Ancak, en iyi bilgi teknolojilerini seçmek kadar bu teknolojileri etkin şekilde kullanmak ve yönetmek te çok önemlidir. Uyarlama ximetodolojilerini içeren yazılımlar, pazarda bir adım öne olacaklardır. Bu konuda kuralları koşulsuz uygulayan ve eğitime gerekli zamanı ayıran firmalar Kurumsal Bilgi Sistemleri'ni kurabileceklerdir. ERP sistemlerinin kurulması ile işletmeler her şeyden önce yeni iş yöntemlerine kavuşacaklardır. Sonuç olarak, işletmeler 1970'li yıllarda düşük maliyet modelleri, 1980'li yıllarda kalite yönetim sistemleri, 1990'k yıllarda işletme dışında müşteri ve tedarikçileri de içine alan süreç odaklı bütünleşik bilgi sistemlerine yönelmişlerdir. Hızla gelişen küresel pazarda teknoloji hızlı ve sürekli değişmekte, ürün yaşam döngüleri azalmakta, ürün geliştirme süreleri kısalmakta, rekabet giderek artmaktadır. Bu koşullarda işletmelerin değişinle açık olmaları, kendilerini yenilemeleri ye bu değişimi yönetebilmeleri esnek sistemlere gereksinimi arttırmaktadır. ERP yazılımları belirli bir düzeye ulaşmıştır. Ancak, uygulamadaki basan için işletme kültürlerinin de bu düzeye gelmesi ya da getirilmesi gerekecektir.